第29回『会議をデザインするのに必要な３つのポイント』
2008年09月04日
複数の人間が集まって会議や話し合いをする場合、そのプロセスを計画することはとても大事なことです。どんな会議にしても必ずその目的があります。この目的や目指す成果へ至るためにはその道筋を見つける必要があります。しかしその道筋を見つけるためにはよく言われるような明確なゴールを持つことだけでは十分ではないのです。道筋を見つけるためには３つの要素をカバーしている必要があります。
１つの要素はそのゴールそのものです。どこを目指しているのかの明確なゴールをもっていなければどこへ向かって進んでゆけばいいのかさえ分かりません。
２つ目の要素はスタート地点が明確に分かっていること。今どこにいるのかによってゴールへ至る道筋は変わります。東京からロンドンへ行くのとパリからロンドンへ行くのと、どちらも目指す目的地は同じですがそこへ至る方法はちがいます。会議であれば、前提となる知識は共有されているのか？参加者の役職は？お互いの面識は？などといった、話し合いを始めるにあたっての前提条件が違えば同じゴールを目指していてもそのプロセスは変わってきます。
３つ目の大事な要素はそれにかける時間です。同じ状態からスタートして同じゴールを目指しても、２時間で行うのと２日間で行うのとでは全く違います。もしかしたらその時間では目指すゴールに至るのに十分でないかもしれません。
会議の目的を確認することやゴールセッティングを明確にすることは比較的よく行われています。しかしそれだけではにどうやってそのゴールへ向かえばいいのか、見えてきません。今どういう状態にあるかの出発点を知ること、そしてその出発点と目標をつなぐ道筋を進むのにどれくらいの時間が使えるのかを明確にしておく必要があります。ゴールやビジョンに時限設定が必要なのもそのためです。
●どこを目指しているのか？ 目的/ゴールは？
●どこからそこへ向かうのか？ スタート地点での参加者の状態は？
●それにどれだけの時間がかけられるのか？
これら３つのポイントはとてもシンプルですが、必要最低限の要素です。
日常の会議にしても、
その会議は何のために行うのか？
その会議に至る前提を全員で共有できているのか？
２時間の会議なのか２日間の会議なのか？
これらが分かっていないとどのようにしてその成果を出すのかが見えません。逆にこの３つのポイントを確認するだけでプランニングの精度が確実に上がってきます。
