第27回『会議でチームビルディングをする方法』

2008年08月07日

各種アクティビティをつかった体験学習のチームビルディングプログラムを実施すると、そのチームが、そのメンバーが普段どのように仕事をしているかが良く見てとれます。
『とても仲良く和気あいあいとやっているようでも、本当に結束してアイデアを出し合って問題解決に挑んでゆけないチーム。』『率先して引っ張るリーダーのもとに結束しているのに、なぜか成果が出せないチーム。』『表面的にはうまくやっていてもお互いに疑念を持ちあって、思いを共有することができないチーム。』
ベテランのファシリテーターはそのチームの状態、個人の特性をよく観察していて、人事担当者が驚くほどに日常どうしているかを見極めます。

体験学習のアクティビティはチーム活動の縮図として作られているので、それが見えやすいのですが、もっと手軽に、身近な場でチーム活動の縮図を見ることができます。それはあまりにも当たり前すぎて誰もが何気なくやり過ごしてしまう「会議」の場です。

複数のメンバーが集まって共通の目的に向かってゆく会議の場がどういう状態なのかに注目すると、その組織の大まかな問題点も見えてきます。
・発言を求めても皆黙ってしまい、先へ進まない　⇒　組織のメンバーが受け身で指示待ち型
・開始時間にメンバーが集まらない　⇒　残業に対する意識も低く、だらだら仕事をしがち
・徹底的に無駄の省かれた効率的な会議　⇒　日常の業務でもコスト意識が高く、仕組みがきちんとできている。

できれば会議の当事者でなく、オブザーバーとして一歩引いた視点で見るとその会議の内容そのものよりもチーム活動の縮図としての会議が良く見えてきます。

また体験学習のチームビルディングと同じように、チーム活動の縮図である会議を良くすることから日常のチームの改善につなげてゆく事もできるのです。
それぞれの現状によって今なすべきことも違いますが、まず最低限以下の３点を良くすることから改善が始まります。

　●　会議を始める際に目的、終了時間、終了時に決まっているべきことを確認する。
　●　ホワイトボードなどで、今何が話し合われているか、何が決まったのかなどが視覚的に共有されている状態を作る。
　●　会議が終わる時に何が決まったのか、次にだれが何をやるのかを確認する。

多くの組織では当たり前に行われていることですが、これが全くできていない組織もあります。もちろんあえてそうしないケースもあるので一概には言えませんが、この簡単な会議改善から組織の改善、チームビルディングにつながって行きます。