第4回『日ごろの会議で使える場づくりのテクニック ～長テーブル一本の差が会議を変える!?～』

2007年09月14日

会議の場などでも皆様「場づくり」について考えられていると思いますが、これもチームビルディングの大事な要素の一つです。ちょっとした工夫をするのとしないのとで日ごろの会議がガラリと雰囲気が変わります。すぐにでも実践できるのでぜひ明日からでも取り入れてみてはいかがでしょうか？

場づくりと一言で言っても色々な要素があり、実際には色々組み合わせて使われています。

まず一番普通に行われるのがテーブルとイスのレイアウトです。会議等では『コの字型』が多いかも知れません。また少人数の場合はひとつのテーブルを囲んでというのが一般的でしょう。室内で行うチームビルディングやワークショップでは長テーブルを２?３本合わせて『島』を作る事も多いです。室内でも体を動かす チームビルディングの場合にはそもそもテーブルも椅子もありません。

どんなレイアウトにしようとも、結局それは参加者同士の位置関係を作るという事です。それはそのままコミュニケーションに現れます。基本的にはお互いの距離が遠い方がコミュニケーションを取りづらく、近い方が取りやすくなります。『島』セッティングでも長テーブルの数が一本違うだけでも随分と場が変わります。「ちょっと遠いな」と感じたら長テーブルを一本抜いてしまいます。

これは参加人数にもかかわってきます。参加人数が多ければそれだけ広いスペースが必要となり、それだけ距離が遠くなります。たとえば、椅子に座ってテーブル無しで輪になったとしても、５人の場合と５０人の場合では全く違ってきます。

あとはテーブルなどがあるか無いかでも変わってきます。テーブルがあると、ある程度の人数の会議では「テーブルに隠れる」事ができます。これは物理的に隠れる訳ではありませんが、テーブルがある事で参加者は安心感をもってその場に落ち着いてしまいます。実際の議論に参加していなくとも、「テーブルについてい る」という事だけで参加している気になってしまうのです。

テーブルが無いと他の参加者との間に壁となる物がありません。テーブルに守られて安心していたところが無くなってしまうと裸の状態で、隠れている事ができません。自然と参加意識は高まります。

他にも音を使う、内装、室温、そもそもの会場サイズなど色々な要素がある訳ですがここで日ごろの会議で簡単に使えるお勧めの「場づくり」を３例ほど紹介します。

◆プチオフサイト

特に人数が少ない場合等、オフィスを出て近くのカフェでやるなどそもそもの場所を変えてしまいます。

◆テーブルを外す

テーブルの上に書類を広げてメモを取りながら打合せをするというスタイルをやめてしまいます。クリップボードでメモをとり、皆でホワイトボードを囲むようにすると参加者の当事者意識も高まります。

◆アメチョコ

フォーマルな会議などでテーブルにミントが置かれていたりしますが、これと同じです。皆から手の届くところに一口サイズの飴やチョコレートを用意しておきます。 皆が気軽に手を伸ばせるのが大事で、たとえば箱に入れたお菓子が回ってくる等は会議の妨げとなるので避けた方が良いでしょう。（あえて動きを付ける時には有効ですが。）

どんな場を作るにしても目的にふさわしい場づくりを考えることが第一です。そしてコミュニケーションを取りやすいようにしてゆきます。

場づくりはマニュアル通りにやれば良いというものではありません。ファシリテーターや進行役は場を読みながら臨機応変に場をつくり、どんどん変えて行く事が重要です。

場が変わる事で会議の質もガラリと変わります。ぜひ皆様の現場で色々と試してみてください。