第75回『会議コミュニケーション』

2021年12月09日

チームのコミュニケーションに欠かせないのが会議です。
会議のコミュニケーションが変わればチームのパフォーマンスが変わります。

いつも決まった型通りで、「会議なんてこういうもの」と思い込んでいたり、
どうせ発言権もないし、「会議なんて時間の無駄」だと思っていたりしがちですが
会議を変えるだけでチームのパフォーマンスががらりと変わります。

会議に必要なポイントをお伝えしますので、ぜひ取り組んでみてください。

会議にはいくつかの種類があり、目的によって話し合い方が変わります。
まず、会議を4種類に分けてご説明します。

1）決める会議
多様な視点から検討し意思決定をする会議のことです。

2）生み出す会議
誰も答えを持っていない新しい何かを、アイデアを持ち寄って、便乗し合いながら生み出していく会議です。
ブレインストーミングや企画会議がこのタイプです。

3）共有する会議
思いや情報の共有度を高めるために行う、何も生み出したり決めたりしなくていい会議です。
お互いの思っていることや情報を共有してチームとしての状態を整えるために行います。

近況報告や、日常の業務で感じていることを共有する場合もあります。
何も生み出さないし何も決めない、ただ共有するだけの会議が実はチームにとって大事です。最近思っていることを語るだけでも効果的です。

４）伝える会議
決定事項を全体に対して伝える会議です。
決定事項を伝えるだけなら集まらなくても済む会議もあります。それらは減らせる会議です。
しかし、リーダーの思いを伝える場合は、直接会うことの効果が高いです。
重要な決定事項やビジョンなど、リーダーが考えていることを、トップのメッセージとして身振り手振りも含めて直接全員に伝える会議には意味があります。

次に、組織構造の面から会議を捉えてみましょう。

ピラミッド型組織でよくある会議と、フラット型組織でよくある会議について、
それぞれ具体的なケースを挙げながら考えてきます。

まずは、ピラミッド型組織の会議でよく起こるケースです。

●上司と個々の部下とやり取りになってしまっている
部下が話して、上司がそれに回答して、また部下が話して、上司が回答して・・・。
質問する部下はその都度変わりますが、回答するのは上司一人だけ・・・というケースがピラミッド型組織の会議ではよく起こりがちです。
1対1の線のコミュニケーションが複数あるだけで、面になっていません。
コミュニケーションが線だけになっているのは大変な機会損失です。

●部下に対し上司が常にフィードバックをする
部下からの報告に対して上司が改善点などのフィードバックを返すことが、ピラミッド組織の会議では当然のようになっています。
このことは、1対1の線のコミュニケーションを生んでいます。

●常に上司の言うことが結論になり完結してしまう
部下が何を発言しても、結局上司が最後に言ったことが結論になってしまいます。
途中部下がどのような意見を出そうが関係ありません。
これは、現在のように社会環境が複雑な中で未知の課題を解決していく状況下では大きな弱点です。

次にフラット型組織の会議でよく起こっているケースを紹介します。

●縦横無尽なコミュニケーションが起こっている
線ではなく、面のコミュニケーションになっています。
上司対部下の線のコミュニケーションがたくさんあるのではなく、
上司も部下も関係なく、Aさんが話し、Bさんが話し、Cさんが話し、またAさんが・・・と
フラットな面のコミュニケーションが起きています。

●誰かが正しい答えを出そうという意識がない
みんなが考えたものを出して、練って答えを見つけていこうというスタンスの話し合いです。
ピラミッド型組織では上司が正しい決断を下すために他のメンバーが意見を出しますが、
フラット型組織では誰かが正しい答えを出すのではなく、みんなで正しい答えを探ります。

●場に出た意見はみんなで共有する
ピラミッド型組織では、
Aさんの意見はAさんの意見で、それに対して上司がフィードバックする。
Bさんの意見はBさんの意見で、それに対して上司がフィードバックする。その繰り返しです。
これでは意見がみんなのものにはならず、交ざり合いも起こりません。

フラット型組織の会議では、話し合いのなかで意見がたくさん交ざり合い、他の人のアイデアに便乗したり、発展させたりします。
未知の課題の答えを見つけていくうえでは、フラットな話し合いによって交ざり合いを起こすことが重要です。

以上、
ピラミッド型組織とフラット型組織で起こっている話し合い方の違いについて説明してきました。
普段の会議で、もしピラミッド型に寄ってしまっていて困っている場合は、
できる範囲でフラット型組織の要素を取り入れてみてください。

みなさんの話し合い方を変えるだけで、チームのパフォーマンスが変わります。