第8回『対面会議の魅力再評価！コミュニケーションの質と効果を最大限引き出す方法』
2023年06月22日
新型コロナウイルスが「5類」に引き下げられ、チームメンバーが対面で顔を合わせて活動できる機会が増えてきました。オンライン上で行ったり、ハイブリッドで組み合わせて行ったりするなどの選択肢があるなかで、リーダーやマネージャーなど管理職のみなさんからは、「せっかく対面で集まるんだけど、どうすれば効果的だろう」という相談を受けるようになりました。
対面で集まる機会をどのように活かすとチームづくりに有効なのでしょうか。今回は、対面で集まることをチームづくりに活かすにはどうしたらよいのかについてお伝えします。
ここ数年、新型コロナウイルスによって人が集まることができなくなり、オンライン化が加速しました。しかし、チームづくりの観点で見ると、メンバーが対面で集まることには大きな意味があります。
オンラインでは同時に話せるのは一人のためどうしても「線の会話」になる傾向がみられ、どうしてもコミュニケーションの量が非常に制限されてしまいます。一方で対面ではいろんな人が同時に話すということが自然に起こりますし、本題から逸れた雑談や立ち話も起こります。チーム内のコミュニケーションの量と質が圧倒的に増えるのが対面の良さです。
せっかく対面で集まる場を設けるときにポイントとなるのは、「コミュニケーションの量と質」をいかに増やすかということです。逆に、集まってもコミュニケーションが起こらないことや、それほどコミュニケーションの量や質を必要としない場合は、対面ではなくオンラインで十分です。
例えば情報伝達の場や、決まったことを伝えるだけの会議なら、わざわざ対面で集まる必要はありません。オンラインで一方的に話したり、文書で通達する方が正確に伝わるでしょう。
過去は、そのような情報伝達会議も対面で集まって行うことが普通でした。しかし新型コロナによって対面会うことの価値が見直される中で、対面で集まるからには対面の良さを活かして場を設ける必要が出てきました。
「わざわざ対面で集まる」と捉えられるようになり、それだけの価値を生み出すことが求められるようになったのです。
では、どうしたらよいのでしょうか。
対面で集まる場合は、できるだけそこに集まった人たち全員が自分の話をできるように、
そしてお互いの話を聞くことができるようにしましょう。受け身でただ聞いている時間をできるだけ少なくし、参加している全員が当事者としてより主体的、能動的に話し合える場をつくることによって対面で集まることの効果を出すことができます。
今再び、数年ぶりに全社会議をやる企業が増えてきており、オフサイトでミーティングも行われるようになってきています。
チームづくりの上で、日常の環境から離れて自然の中に入り、よりリラックスして話すことができる「オフサイトでミーティング」は大きな効果があります。新型コロナウイルス以前は、普段の職場を離れて非日常の場でミーティングを行う「オフサイトミーティング」が多く実施されていました。
集まる場の価値が貴重になった今だからこそ、どのような場づくりをするかを工夫する必要があります。単に会社の会議室に集まって話し合うのではなく、例えば、自然の中のホテルで泊まって会議をしてもいいですし、街中だとしても、普通の会議室ではなくレストランを貸し切り、そこで会議と食事をしてみてもいいかもしれません。
これまで対面で集まることができない期間があったからこそ、我々は集まることの大切さを理屈抜きに直感的、感覚的に感じるようになりました。
オンラインでできることはできるだけオンラインでやり、対面で集まるなら、対面でしかできないことを行う。両方をうまく使い分けていきましょう。
業種や職種、その業界のカルチャーによって違いはありますが、それでも社会全体としては、新型コロナウイルスを機に以前はオフィスに集まらないとできかったことがオンラインでもできる仕組みが整いました。
例えばコロナ前は商談のために、行きに1時間、帰りに1時間掛けてミーティングの時間も1時間、さらに出勤に片道1時間・・・と、今考えると一日の大半を移動時間が占めているということも多くありました。しかし今は多くの商談がオンラインミーティングに置き換えられるようになりました。
オンラインの良さはうまく活用し、そこで生み出された余裕を対面の時間に使いましょう。対面だからこそのコミュニケーションの量や質を高めることが必要です。
例えば握手など、身体的な距離が0になる行為も人と人との心理的な距離も縮める効果があります。
再び対面で集まることが可能になった今、「集まることの価値」を知った我々がその価値を効果的に活かす場をつくることがより良いチームづくりにつながります。
